Toniesz w dokumentach i nie wiesz, co w tym zrobić?

elektroniczne fakturyW Polsce wciąż niewielki odsetek przedsiębiorców decyduje się na korzystanie z faktur elektronicznych. Nawet państwa mniejsze niż my postawiły na postęp i cyfryzację. Dlaczego Polacy wciąż wolą tonąć w papierach zamiast zaoszczędzić czas i zyskać wygodę?

Obecnie w Polsce wystawia się około 1,5 mld faktur rocznie. Ale tylko niewielki odsetek z nich, bo zaledwie 8-10%, to e-faktury, które wciąż wywołują u przedsiębiorców mieszane uczucia. Taki wynik daje nam jedno z ostatnich miejsc w Europie odnośnie cyfryzacji biznesu. Polacy obawiają się innowacyjności i stawiają na sprawdzone metody. Ale czy na pewno słuszne są obiekcje biznesmenów przed postępem? Okazuje się, że w rankingu państw, które już dawno wykorzystują potencjału e-faktur, znajdują się nie tylko zachodnie potęgi. Wyprzedzają nas również Węgry, Litwa oraz Czechy.

Z czego wynikają obawy przedsiębiorców?

Z początkiem 2013 roku weszła w życie ustawa, która wprowadzała nowe zmiany odnośnie przesyłania faktur w pliku PDF drogą e-mailowa. Według rozporządzenia „Faktury mogą być przesyłane (…) w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur”. Przedsiębiorcy obawiają się dodatkowych kosztów, związanych z zapewnieniem fakturze autentyczności i integralności. W myśl przepisów, aby dokumenty zostały uznane za prawdziwe właściciele firm mogą zdecydować się na podpis elektroniczny albo użycie Systemu Elektronicznej Wymiany danych (EDI). Niemniej jednak oba te rozwiązania poprzedzone są skomplikowaną procedurą i wymagają od przedsiębiorcy nakładu finansowego. Trzecim sposobem, na który można się zdecydować, jest wykonywanie dowolnych kontroli biznesowych zapewniających odpowiednią ścieżkę audytu. W tym przypadku przepisy nie podają precyzyjnie, jak miałoby to wyglądać, a co za tym idzie, warunek ten nasuwa najwięcej wątpliwości i kontrowersji.

Nie dziwi więc fakt, że tak niejasne przepisy zniechęcają małe firmy do korzystania z tej formy przekazu faktur. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku dużych firm, które decydują się na e-faktury, ponieważ w ten sposób niwelują problemy związane m.in. z przechowywaniem dokumentów. Okazuje się, że sceptyczne podejście polskich przedsiębiorców jest w pewnym stopniu uzasadnione. Chociaż e-fakturowanie daje duże możliwości, to jednak nieprecyzyjne przepisy budzą kontrowersje i obawy właścicieli firm. Bywają również inne powody, dla których w Polsce wciąż tak mało przedsiębiorstw korzysta z tej formy przekazywania faktur. Niektórzy przedsiębiorcy przyzwyczaili się do faktur w wersji papierowej. Inni obawiają się utraty danych z komputera, a co za tym idzie, wynikających z tego problemów.

Zalety e-faktur

Korzystając z e-faktur, można zyskać jednak bardzo wiele – jest to dużo tańsze rozwiązanie niż wydruk i wysyłka papierowa. Wprowadzenie go pozwala zmniejszyć koszty całego procesu dokumentacji o 80%. Dla przykładu, firma, która wysyła miesięcznie 1000 faktur może zaoszczędzić aż 2 tysiące złotych. Taka kwota w skali roku daje sporą sumą, którą można wykorzystać na całkiem inne cele.

E-faktury powodują, że dostarczanie dokumentów staje się bardziej zautomatyzowane, a co za tym idzie, zajmuje to proporcjonalnie mniej czasu. Zostaje zmniejszone ryzyko opóźnienia w przesłaniu dokumentacji i ewentualnych nieterminowości w płaceniu. W ten sposób odbieramy klientom możliwość przerzucania winy za nieopłacone usługi na niedostarczenie faktury. Nie trzeba już tak wiele miejsca, żeby przechować faktury w bezpiecznym miejscu. Wystarczy zapisać je na swoim komputerze i zyskamy możliwość szybkiego dostępu do nich oraz więcej wolnej przestrzeni w swoim biurze. Postawienie na e-fakturowanie to również wartość dodana dla klientów, którzy nie muszą się martwić o zagubienie dokumentów czy bezpieczeństwo danych.

Do tego dochodzi jeszcze aspekt ekologiczny. Według danych na same papierowe faktury w Polsce wycina się 255 tysięcy drzew. Dlatego warto się zastanowić, dlaczego mimo tak wielu zalet e-fakturowania, przepisy wciąż są formułowane w niejasny sposób, co wywołuje obawy i kontrowersję, zamiast pomagać przedsiębiorcom? Czy nie lepiej, aby właściciele firm postanowili wykorzystać możliwości, z których korzystają już z powodzeniem inne kraje? Na te i inne pytania nie znajdziemy odpowiedzi. Niemniej jednak warto pamiętać, że wprowadzając e-faktury, mamy bardzo wiele do zyskania – czas, pieniądze, czyste środowisko. A do stracenia? Naprawdę niewiele

 Artykuł został opublikowany na portalu www.twoja-firma.pl w dniu 21-01-2014r.

Bookmark and Share
Partnerzy:
Systemy ERP
4audyt
Stowarzyszenie doradców gospodarczych
Polska Izba Firm Szkoleniowych
British Polish Chamber of Commerce