Choć przy wyborze systemu księgowego najczęściej kierujemy się jego funkcjonalnością i łatwością obsługi, nie mniej istotna jest kwestia bezpieczeństwa danych. W obliczu rosnącej ilości cyber zagrożeń oraz coraz bardziej rygorystycznych regulacji prawnych, ochrona informacji finansowych i osobowych staje się jednym z kluczowych wyzwań dla firm. W tym artykule omawiamy najważniejsze aspekty bezpieczeństwa, na które warto zwrócić uwagę wybierając oprogramowanie księgowe.
Zgodność z RODO a oprogramowanie księgowe
System księgowy musi spełniać wymogi Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO), co wiąże się z wdrożeniem odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych. Należą do nich m.in. szyfrowanie danych, kontrola dostępu, regularne testy penetracyjne oraz procedury umożliwiające szybkie przywrócenie danych po ewentualnym incydencie.
Kluczowe jest także zawarcie z dostawcą systemu umowy powierzenia przetwarzania danych, precyzującej zakres i cel przetwarzania oraz obowiązki każdej ze stron. Dodatkowo, lokalizacja serwerów, na których przechowywane są dane, powinna być zgodna z przepisami RODO – szczególnie w przypadku transferu danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Niezbędne są wtedy dodatkowe zabezpieczenia, takie jak standardowe klauzule umowne.
Szyfrowanie danych księgowych
Bezpieczny system księgowy powinien zapewniać szyfrowanie danych zarówno w trakcie ich przesyłania, jak i przechowywania. Standardem branżowym jest wykorzystywanie protokołu TLS (Transport Layer Security) w wersji 1.2 lub 1.3, który chroni transmisję danych pomiędzy użytkownikiem a serwerem. Z kolei do zabezpieczania danych zapisanych na serwerach najczęściej stosuje się algorytm AES-256, uznawany za jeden z najbezpieczniejszych dostępnych standardów szyfrowania.
W praktyce oznacza to, że nawet w przypadku przechwycenia danych przez osoby nieuprawnione, ich odczytanie jest niemożliwe bez odpowiedniego klucza. Warto również upewnić się, że system oferuje zaawansowane mechanizmy zarządzania kluczami szyfrującymi oraz zapewnia regularne aktualizacje zabezpieczeń.
Zarządzanie dostępem użytkowników
Nowoczesne systemy księgowe powinny umożliwiać nadawanie uprawnień w sposób precyzyjny – tak, aby każdy użytkownik miał dostęp wyłącznie do funkcji i danych niezbędnych do realizacji swoich zadań. Korzystanie z kont współdzielonych zwiększa ryzyko nieautoryzowanego dostępu i znacząco utrudnia identyfikację źródeł błędów lub naruszeń.
Ważnym elementem jest także możliwość monitorowania aktywności użytkowników – m.in. poprzez prowadzenie dzienników logowań i rejestrowanie zmian – oraz blokowanie kont po kilku nieudanych próbach logowania.
Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA)
Dwuskładnikowe uwierzytelnianie (2FA) to dodatkowa warstwa ochrony konta użytkownika. Oprócz loginu i hasła wymagany jest dodatkowy czynnik, np. jednorazowy kod z aplikacji mobilnej, SMS lub fizyczny klucz bezpieczeństwa. Dzięki temu nawet przejęcie hasła nie wystarczy, by uzyskać dostęp do systemu.
Przy wyborze systemu warto sprawdzić, czy 2FA można włączyć globalnie – zwłaszcza dla kont o podwyższonych uprawnieniach, takich jak konta administratorów.
Backupy i odzyskiwanie danych
Solidny system księgowy powinien oferować kompleksowe rozwiązania w zakresie tworzenia i przechowywania kopii zapasowych oraz szybkiego odzyskiwania danych. Nowoczesne systemy oferują możliwość automatycznego planowania backupów oraz ich przechowywania w różnych lokalizacjach, na przykład w chmurze i na zewnętrznych nośnikach. Przykładowo, Microsoft Dynamics 365 Business Central tworzy kopie zapasowe codziennie, przechowując je przez 28 dni, z możliwością przywrócenia środowiska do konkretnego momentu w czasie.
Kopie zapasowe chronią nie tylko przed cyberatakami, ale również przed awariami sprzętu, błędami ludzkimi i innymi zdarzeniami losowymi. Choć RODO nie nakłada wprost obowiązku szyfrowania backupów, zaleca stosowanie zabezpieczeń adekwatnych do charakteru przetwarzanych danych. Jedną z nich jest właśnie szyfrowanie, które chroni przed nieautoryzowanym dostępem.
Integracje i bezpieczna transmisja danych
Systemy księgowe często integrują się z innymi narzędziami – np. bankowością elektroniczną, KSeF, CRM czy ERP. Tego rodzaju integracje powinny opierać się wyłącznie na szyfrowanych kanałach komunikacji (np. API z TLS/SSL) oraz korzystać z bezpiecznych metod autoryzacji, takich jak tokeny czy certyfikaty.
Takie podejście minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu, przechwycenia lub modyfikacji danych podczas ich wymiany między systemami.
Regularne aktualizacje i wsparcie techniczne
Systematyczne aktualizacje oprogramowania są niezbędne do usuwania luk w zabezpieczeniach. Dlatego wybierając system księgowy, warto zweryfikować, czy jego dostawca zapewnia ciągłe wsparcie techniczne oraz regularne wydawanie poprawek bezpieczeństwa. Istotne jest również, aby organizacja mogła liczyć na sprawny helpdesk i szybką reakcję w przypadku incydentu.
Bezpieczne systemy księgowe – Ekoconsultant
Bezpieczeństwo danych to jeden z najważniejszych aspektów, jakie należy uwzględnić przy wyborze systemu księgowego. Od precyzyjnego zarządzania dostępem, przez zaawansowane szyfrowanie i zgodność z RODO, po backupy i bezpieczne integracje – wszystkie te elementy składają się na spójne i skuteczne podejście do ochrony informacji finansowych.
W Ekoconsultant doskonale rozumiemy, jak istotne w pracy działów finansowych są kwestie bezpieczeństwa. Dlatego stale monitorujemy zmiany w przepisach, śledzimy dobre praktyki rynkowe i dbamy o bezpieczeństwo danych naszych klientów na każdym etapie współpracy. Jeśli szukasz zaufanego partnera w zakresie obsługi księgowej – zapraszamy do kontaktu.
