Wraz z wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy zyskają dostęp do wszystkich wystawionych na nich dokumentów. A to oznacza również, że możesz zauważyć w systemie fakturę wystawioną na Twoje dane, której nigdy nie zamawiałeś i z którą nie masz nic wspólnego.
Co zrobić w takich sytuacjach? I przede wszystkim, jak KSeF ułatwia ich zwalczanie? Na pewno nie należy panikować. Możliwe są dwa scenariusze. Wyjaśniamy, jak się zachować w przypadku, gdy ktoś błędnie lub z zamiarem oszustwa wystawi fakturę VAT na dane Twojej firmy.
1. Błędnie wystawiona faktura – czyli zwykła pomyłka
W jakich sytuacjach może dojść do błędnego wystawienia FV na dane Twojego przedsiębiorstwa? Najczęściej winna jest ludzka pomyłka: ktoś błędnie wpisał NIP, system podpowiedział niewłaściwe dane albo pracownik pomylił kontrahenta.
Co wtedy?
- kontaktujesz się z firmą, która wystawiła fakturę,
- wyjaśniasz sytuację,
- wystawca wystawia korektę do zera.
To koniec tematu — taka faktura nie powoduje żadnych konsekwencji podatkowych, o ile została szybko skorygowana.
Inaczej sytuacja wygląda jednak w momencie, gdy ktoś celowo wystawia fakturę na Twoje dane w zamiarze oszustwa. Co zrobić w takiej sytuacji?
2. Faktura scamowa – czyli próba oszustwa
Drugi scenariusz jest poważniejszy. Może zdarzyć się, że:
- nie możesz zidentyfikować firmy, która wystawiła dokument,
- podejrzewasz oszustwo,
- dane na fakturze wyglądają podejrzanie.
W takiej sytuacji Ministerstwo Finansów przewidziało nowe funkcje KSeF:
- zgłoszenie faktury scamowej,
- ukrycie podejrzanej faktury.
To bardzo ważne narzędzia, które mają chronić przedsiębiorców przed konsekwencjami nadużyć. Uwaga: funkcje zgłoszenia i ukrycia nie są jeszcze dostępne. Ich uruchomienie przewidywane jest na początku 2026 roku, już po pełnym wdrożeniu KSeF.
Jak poinformować księgowego, że podejrzana faktura nie dotyczy Twojej firmy?
Pamiętaj, że niechciana faktura może zostać automatycznie zaczytana do programu księgowego. Dlatego musisz ustalić ze swoim biurem księgowym jasne zasady komunikacji:
Opcja 1: Komercyjny system do obsługi KSeF
Wiele programów daje możliwość:
- oznaczania faktur,
- wskazania dokumentów do zaksięgowania lub odrzucenia.
Możliwość taką posiada również platforma KSeF, oferowana przez Ekoconsultant, którą udostępniamy wszystkim naszym Klientom. Za jej pomocą możesz komentować, edytować i podglądać FV pobrane z systemu Krajowego Systemu e-Faktur.
Opcja 2: Komunikacja mailowa
Możecie ustalić, że informujesz księgową mailowo, które faktury są prawidłowe, a które należy odrzucić.
Tu istotna jest jedna zasada: nie wolno księgować faktury, która nie dotyczy Twojej działalności gospodarczej.
Ekoconsultant – kompleksowe wsparcie Twojej księgowości.
Jeśli szukasz zaufanego biura księgowego, które:
- odciąży Cię w obowiązkach finansowo-księgowych,
- Zapewni pełną zgodność z obowiązującymi przepisami.
Zgłoś się do nas przez formularz w stopce strony!
FAQ – najczęstsze pytania dotyczące błędnego wystawiania FV w systemie KSeF
Co zrobić, jeśli ktoś wystawi fakturę na moje dane w KSeF?
Najpierw ustal, czy to błąd. Jeśli tak — poproś wystawcę o korektę do zera. Jeśli wygląda to na scam — nie księguj dokumentu i zgłoś go (funkcja ma działać od 2026 r.).
Czy błędna faktura w KSeF wywołuje skutki podatkowe?
Nie, o ile zostanie szybko skorygowana.
Jak zgłosić scam fakturę w KSeF?
Ministerstwo Finansów zapowiedziało możliwość zgłoszenia i ukrycia faktury scamowej. Funkcja ma zostać uruchomiona na początku 2026 r.
Czy księgowy może zaksięgować fakturę, która mnie nie dotyczy?
Nie. Musisz poinformować księgową, że dokument jest błędny lub scamowy. Ustalcie zasady komunikacji (system lub e-mail).
Czy mogę ukryć podejrzaną fakturę w KSeF?
Tak — taka funkcja ma być dostępna, ale nie została jeszcze uruchomiona.
