Od 2026 roku nie wszystkie podmioty uczestniczące w obrocie gospodarczym będą zobowiązane do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Przepisy przewidują szereg wyjątków, które w praktyce rodzą pytania po stronie podatników objętych obowiązkowym KSeF.
Problem pojawia się szczególnie wtedy, gdy podatnik musi wystawić fakturę dla podmiotu wyłączonego z systemu, np. osoby fizycznej nieprowadzącej działalności lub kontrahenta zagranicznego.
Kto jest wyłączony z obowiązku korzystania z KSeF?
Z obowiązkowego KSeF wyłączone są m.in.:
- osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej,
- podmioty zagraniczne – zarówno dostawcy, jak i odbiorcy.
Nie oznacza to jednak, że podatnik objęty KSeF może pominąć system przy wystawianiu faktury.
Wystawianie faktur dla podmiotów spoza KSeF – zasady ogólne
Obowiązek wystawienia e-Faktury w KSeF
Co do zasady, podatnik zobowiązany do stosowania KSeF musi:
- wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, aby spełnić obowiązki ustawowe,
- udostępnić fakturę nabywcy w uzgodniony sposób, jeżeli odbiorca nie korzysta z systemu.
Jak przekazać fakturę podmiotowi wyłączonemu z KSeF?
Przepisy dopuszczają różne formy przekazania faktury, m.in.:
- plik PDF przesłany e-mailem,
- wydruk papierowy.
Kluczowe jest to, aby sposób udostępnienia został uzgodniony pomiędzy stronami transakcji.
Ważne: Ustawodawca nie wskazuje, w jakiej formie ma nastąpić uzgodnienie – decyzja należy do stron umowy.
Wizualizacja e-Faktury a obowiązek stosowania kodów QR
Dlaczego kody QR są tak istotne?
Każda wizualizacja e-Faktury (np. PDF lub wydruk) musi zostać oznaczona kodem QR, który:
- umożliwia weryfikację, czy faktura została wystawiona w KSeF,
- pozwala sprawdzić, czy dokument pochodzi od uprawnionego podmiotu,
- daje dostęp do faktury w KSeF bez konieczności uwierzytelniania się.
Jeden czy dwa kody QR?
- Przy fakturach wystawianych online i przekazywanych np. osobom fizycznym – wystarczy jeden kod QR.
- Każda wizualizacja faktury, niezależnie od tego, czy odbiorca planuje jej weryfikację, musi zawierać kod QR.
Stanowisko to zostało potwierdzone w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 kwietnia 2024 r.
Kody QR w transakcjach międzynarodowych
Obowiązek stosowania kodów QR dotyczy również:
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT),
- eksportu towarów.
Oznacza to, że faktura przesyłana kontrahentowi zagranicznemu w formie PDF lub papierowej również musi zawierać kod QR, jeżeli jest wizualizacją e-Faktury z KSeF.
Faktura w KSeF a obowiązek przekazania wizualizacji
Podatnik, który sprzedaje towary lub świadczy usługi na rzecz podmiotów niekorzystających z KSeF:
- ma obowiązek wystawić fakturę w systemie KSeF,
- musi dodatkowo przekazać odbiorcy jej wizualizację, aby mógł on posługiwać się dokumentem poza systemem.
W praktyce oznacza to dwa równoległe obowiązki, które należy spełnić jednocześnie.
Jak spełnić obowiązki KSeF w 2026 roku?
Wdrożenie KSeF w 2026 roku oznacza dla wielu firm konieczność dostosowania procesów księgowych, systemów finansowych oraz bieżącego monitorowania zmian w przepisach. Aby uniknąć błędów, opóźnień i ryzyka niezgodności z regulacjami, kluczowe jest wsparcie doświadczonego partnera.
Od ponad 25 lat świadczymy kompleksową obsługę księgową, pracując na różnych systemach ERP i księgowych, w tym m.in.:
- Microsoft Dynamics NAV
- Microsoft Dynamics AX
- Microsoft Dynamics 365 Business Central
- Comarch ERP Optima
- Comarch ERP XL
- SAP FI
- IFS
Dzięki temu skutecznie wspieramy firmy o zróżnicowanej skali działalności i strukturze procesów – również w kontekście nowych obowiązków związanych z KSeF.
Jeśli nie chcesz martwić się nadążaniem za zmieniającymi się regulacjami, szukasz profesjonalnej i bezpiecznej obsługi księgowej oraz realnego wsparcia we wdrożeniu KSeF, skontaktuj się z nami za pomocą formularza pod tekstem.
Zadbamy o zgodność, ciągłość i spokój w Twojej księgowości.
Podstawa prawna
Obowiązki te wynikają z art. 106gb ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług, w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r. 1766073143879
FAQ – najczęściej zadawane pytania o faktury dla podmiotów wyłączonych z KSeF
Czy muszę wystawić fakturę w KSeF dla kontrahenta zagranicznego?
Tak. Jeżeli jesteś podatnikiem objętym obowiązkiem KSeF, fakturę musisz wystawić w systemie, nawet jeśli odbiorca z niego nie korzysta.
Czy mogę wysłać fakturę w PDF zamiast przez KSeF?
Tak, ale dopiero po jej wystawieniu w KSeF. PDF jest jedynie wizualizacją e-Faktury.
Czy każda wizualizacja faktury musi mieć kod QR?
Tak. Każda wizualizacja e-Faktury przekazywana poza KSeF musi być oznaczona kodem QR, niezależnie od rodzaju transakcji.
Czy sposób przekazania faktury trzeba formalnie udokumentować?
Nie. Przepisy nie określają formy uzgodnienia – ważne, aby był to sposób zaakceptowany przez obie strony transakcji.
