Zmiana systemu księgowego to często efekt narastających problemów. Organizacja się rozwija, więc rośnie złożoność operacji finansowych, odczuwalne stają się ograniczenia obecnie używanych narzędzi, pojawiają się problemy z integracją systemów. Firmy, które decydują się na zmianę systemu, zwykle mają już za sobą moment krytyczny – wiedzą, że dalsze funkcjonowanie na dotychczasowych rozwiązaniach będzie hamulcem stabilnego rozwoju.
Decyzja o wdrożeniu nowego systemu księgowego oznacza rozpoczęcie procesu, który wymaga przygotowania na wielu poziomach. W tym przewodniku opisujemy najważniejsze etapy, które warto zaplanować, zanim system zacznie działać – i zanim zacznie naprawdę pomagać.
Krok 1: Analiza potrzeby i ocena obecnych rozwiązań
Wdrożenie systemu księgowego powinno być poprzedzone szczegółową diagnozą tego, co już funkcjonuje w firmie oraz jakie są realne potrzeby organizacji. Kluczowe jest zinwentaryzowanie używanych narzędzi – warto zidentyfikować obszary, w których obecne rozwiązania nie nadążają za rosnącą skalą działalności, wymogami prawnymi lub oczekiwaniami względem automatyzacji, raportowania czy dostępu do informacji. Dopiero na tej podstawie możliwe jest precyzyjne określenie funkcjonalności, których firma rzeczywiście potrzebuje – zarówno w zakresie księgowości, jak i integracji z innymi procesami biznesowymi.
Krok 2: Wybór systemu dopasowanego do firmy
Dobór systemu księgowego powinien uwzględniać zarówno bieżące potrzeby operacyjne, jak i plany rozwojowe firmy. O tym, jak wybór systemu wpływa na rozwój organizacji, pisaliśmy już na naszym blogu: Dlaczego wybór systemu księgowego ma kluczowe znaczenie dla rozwoju przedsiębiorstwa.
Wśród dostępnych opcji znajdują się m.in. moduły finansowe w systemach ERP, samodzielne programy księgowe i rozwiązania chmurowe. Kluczowe kryteria, które należy wziąć pod uwagę przy porównywaniu ofert to funkcjonalność, skalowalność, bezpieczeństwo, integracja z innymi narzędziami (np. magazynowymi, sprzedażowymi, CRM) oraz koszty – zarówno licencyjne, jak i eksploatacyjne. Istotne są również intuicyjność interfejsu i jakość wsparcia technicznego. Dobrym pomysłem może być zaangażowanie w proces decyzyjny przyszłych użytkowników, np. poprzez prezentacje lub testy systemów.
Krok 3: Wybór terminu wdrożenia i migracji danych
Najwygodniejszym momentem na wdrożenie systemu księgowego jest początek roku obrotowego – umożliwia to rozpoczęcie pracy w nowym systemie od czystego okresu sprawozdawczego, upraszcza migrację danych i ogranicza konieczność przenoszenia danych częściowych. Jeśli jednak wdrożenie musi nastąpić w innym terminie, kluczowe jest jego staranne zaplanowanie. Proces powinien uwzględniać harmonogram testów, weryfikację kompletności i spójności danych oraz zapas czasu na poprawki. Dobrą praktyką jest wcześniejsze przygotowanie danych do migracji – w tym ich oczyszczenie, ujednolicenie i weryfikację zgodności sald. Całość warto więc przeprowadzać w okresie względnie niskiego obciążenia operacyjnego.
Krok 4: Dostosowanie systemu do specyfiki organizacji
Po wyborze systemu kluczowe staje się jego dopasowanie do realnych struktur i procesów funkcjonujących w firmie. Na tym etapie definiuje się m.in. plan kont, logikę księgowań, układ raportów oraz innych dokumentów zgodnie z wewnętrzną polityką rachunkowości i potrzebami sprawozdawczymi. Jeśli system ma współpracować z innymi narzędziami – np. platformą sprzedaży, magazynem czy modułem kadrowym – niezbędne będzie skonfigurowanie oraz przetestowanie integracji. Całość powinna zostać zweryfikowana poprzez testy przeprowadzone z udziałem osób, które na co dzień będą korzystać z systemu.
Krok 5: Przygotowanie zespołu do pracy z nowym systemem
Nawet najlepszy system nie przyniesie korzyści bez przeszkolonego zespołu. Szkolenia powinny objąć wszystkie osoby, które będą korzystać z systemu – zarówno zespół księgowy, jak i administratorów. To nie tylko kwestia obsługi interfejsu, ale także zrozumienia logiki działania nowego narzędzia i konsekwencji ewentualnych błędów. Szczególnie w pierwszych tygodniach po uruchomieniu dużym wsparciem może być obecność zewnętrznego partnera, który zna specyfikę wdrażanych rozwiązań i potrafi szybko reagować na najczęściej pojawiające się problemy.
Krok 6: Zapewnienie wsparcia technicznego po wdrożeniu
Nawet najlepiej zaplanowane wdrożenie nie eliminuje ryzyka problemów w pierwszych tygodniach użytkowania nowego systemu. Na etapie eksploatacji nadzorowanej mogą pojawić się nieprawidłowości związane z konfiguracją, dostępami, migracją danych czy nieoczywistymi scenariuszami użytkowymi. Dlatego już na starcie warto określić z dostawcą systemu zasady wsparcia powdrożeniowego: sposób zgłaszania incydentów, czas reakcji, zakres pomocy oraz tryb udostępniania aktualizacji. Obecność partnera znającego wdrażany system i specyfikę organizacji pozwala szybciej identyfikować źródła problemów i ograniczać ich wpływ na działanie firmy.
Wdrożenie systemu księgowego – zapraszamy do współpracy!
Proces wdrażania systemu księgowego obejmuje nie tylko wybór oprogramowania, ale również analizę potrzeb, planowanie migracji, konfigurację systemu, przygotowanie zespołu oraz zapewnienie wsparcia po uruchomieniu. Każdy z tych etapów wymaga spójnego podejścia i doświadczenia – zwłaszcza w obszarach, które łączą technologię z codzienną praktyką księgową.
W Ekoconsultant od ponad 25 lat wspieramy firmy w procesach finansowych i organizacyjnych. Dzięki współpracy z zaufanym partnerem technologicznym – firmą IT Vision – oferujemy kompleksowe wsparcie na każdym etapie wdrażania systemów księgowych. Jeśli stoisz przed decyzją o zmianie lub integracji systemu księgowego, skontaktuj się z nami. Pomożemy przeprowadzić ten proces sprawnie i bezpiecznie.
