Wszyscy słyszeli o KSeF w teorii – jak wdrożyć go w praktyce?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to temat, który wraca jak bumerang. Słyszeliśmy o nim już kilka lat temu – miał wejść w życie, potem przesunięto terminy, były testy, konsultacje i pytania: czy to już?
Dziś odpowiedź brzmi: tak. Jednak KSeF to nie tylko obowiązek ale także szansa na realną cyfryzację procesów księgowych w Twojej firmie.
Czym jest KSeF w praktyce?
KSeF to platforma Ministerstwa Finansów, która umożliwia:
- wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML,
- przesyłanie ich online do administracji skarbowej,
- automatyczne pobieranie faktur od kontrahentów.
Działa to na zasadzie centralnego „hubu” – KSeF przechowuje i udostępnia dane, a Twoje systemy księgowe i ERP komunikują się z nim poprzez API.
Dlaczego KSeF ma znaczenie?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku dla dużych firm, które w 2025 roku osiągnęły ponad 200 mln zł obrotu, a od 1 kwietnia 2026 roku – dla wszystkich pozostałych podatników VAT.
Ale czekanie do ostatniej chwili to zły pomysł – dobrze wdrożony KSeF to więcej niż zgodność z przepisami. To:
- automatyzacja obiegu faktur – koniec z ręcznym wprowadzaniem danych,
- spójność i przejrzystość – każdy dokument ma status, numer KSeF i historię,
- możliwość integracji z ERP i workflow – oszczędność czasu i kosztów.
KSeF + ERP = cyfryzacja procesów księgowych
Miłosz Mazurek, konsultant Systemów ERP, IT Vision:
KSeF to nie tylko obowiązek – to impuls do cyfrowej transformacji. Z mojej perspektywy to realna szansa na usprawnienie i przyspieszenie procesów księgowych w polskich firmach. Wymusza aktualizację systemów, ale właśnie dzięki temu otwiera drzwi do nowoczesnego, zautomatyzowanego zarządzania finansami.
Dobrze wdrożona integracja pozwala:
- wysyłać faktury z systemu bezpośrednio do KSeF,
- odbierać faktury zakupu bez potrzeby logowania się do portalu MF,
- automatycznie księgować dokumenty po weryfikacji.
To nie tylko wygoda, ale też bezpieczeństwo i zgodność z regulacjami.
Najwięcej z KSeF zyskasz wtedy, gdy połączysz go z systemem ERP lub księgowym – np. Dynamics 365 Business Central, enova365, Comarch Optima ERP XL, Comarch ERP XL.
Jak wdrożyć KSeF w firmie – krok po kroku
- Zacznij od analizy procesów: gdzie powstają faktury, kto je wprowadza, jak są zatwierdzane?
- Sprawdź, czy Twój system księgowy/ERP ma integrację z KSeF –
- Skonsultuj się z partnerem IT – niektóre firmy oferują gotowe moduły KSeF lub usługę wdrożeniową.
- Zrób pilotaż – przetestuj wysyłkę i odbiór faktur ustrukturyzowanych.
- Podziel się wiedzą ze swoim zespołem– bo nawet najlepszy system nie sprawdzi się bez ludzi, którzy rozumieją jego działanie.
Co możesz zyskać na wdrożeniu KSeF?
- Mniej błędów przy fakturowaniu
- Szybsze obiegi dokumentów
- Lepszą kontrolę nad terminami i statusem faktur
- Gotowość na cyfrowe kontrole i raportowanie
- Przewagę konkurencyjną w automatyzacji księgowości
KSeF w Twojej firmie – proste wdrożenie i efektywna automatyzacja
Nie masz jeszcze wdrożonego KSeF-u? Nasz partner IT Vision może przeprowadzić taką integrację.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak działa KSeF i jak efektywnie połączyć go z systemem ERP, zachęcamy do kontaktu ze specjalistami z IT Vision!
