Kolejne środki unijne – szanse i zagrożenia dla polskich przedsiębiorców

Lata 2014 – 2020 obejmują kolejny etap, kiedy istnieje możliwość skorzystania z funduszy unijnych. Jest to szansa głównie dla mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw. O czym należy wiedzieć, zanim podjęta zostanie decyzja o skorzystaniu z takich środków? Na co zwrócić uwagę, żeby później nie mieć problemów z tego tytułu? Specjaliści z Ekoconsultant przedstawiają wnioski, które wyciągnęli przedsiębiorcy z dotychczasowych akcji.

Innowacyjny czy nieinnowacyjny

W najbliższych latach coraz więcej funduszy przeznaczonych będzie na zwiększenie innowacyjności przedsiębiorstw. Głównym problemem w tym aspekcie jest rozstrzygnięcie, który z projektów może się do tej grupy zaliczyć. O przyznaniu środków decydują bowiem urzędnicy, którzy nie są specjalistami w tych dziedzinach, dlatego też czasami opinia w tej materii może być dyskusyjna.

Problemem w kwestii dotacji na innowacyjność jest również rozliczanie takich projektów. Niestety, przedsiębiorcy mogą spotykać się z sytuacjami, kiedy będą zmuszeni zwrócić dofinansowanie, które otrzymali. Może się tak zdarzyć w momencie, kiedy organ kontrolujący stwierdzi, że środki zostały źle wydatkowane. Taka decyzja, tak samo jak ta wcześniejsza, wydawana jest przez urzędników administracji, którzy przy bardzo innowacyjnych projektach z powodu braku wiedzy merytorycznej mogą mieć problem z obiektywną oceną sytuacji.

Najważniejsza jest dobra współpraca

Środki unijne mają na celu zwiększenie konkurencyjności polskich przedsiębiorców na tle reszty członków Unii Europejskiej. Zależeć na tym powinno nie tylko samym zainteresowanym, ale także instytucjom, które tymi środkami dysponują. Dlatego tak ważne jest, żeby każdy beneficjent nawiązał jak najlepsze relacje z instytucją, która rozpatruje jego wniosek, a następnie kontroluje projekt. Z dotychczasowych doświadczeń beneficjentów wynika jednak, że taka sytuacja jest czasami praktycznie niemożliwa. Wiele jednostek pośredniczących w trakcie trwania projektu nie udziela wyczerpujących odpowiedzi na zadawane pytania, co później niekorzystnie odbija się na projekcie w czasie jego kontroli.

Dlatego też starając się o środki unijne, trzeba mieć na uwadze, że łączy się to czasami z długim i żmudnym procesem biurokratycznym, który niekoniecznie zakończy się sukcesem. Ewentualne spory rozstrzygane są w sądach administracyjnych, gdzie procedury są bardziej skomplikowane i często generują większe koszty niż standardowe procesy.

Pamiętaj o archiwizacji

Każdy projekt może zostać skontrolowany w ciągu kilku lat po jego zakończeniu. Kontrola taka jest zapowiedziana, ale w związku z tym, że terminy powiadomienia nie są ograniczone żadnymi przepisami, w niektórych przypadkach może być praktycznie natychmiastowa. Dlatego tak ważne jest właściwe archiwizowanie dokumentów, które będą sprawdzane. Najważniejszą kwestią jest przechowywanie dokumentów przez określony czas. Prawo podatkowe wymaga od przedsiębiorcy archiwizacji dokumentów przez pięć lat, a w przypadku projektów unijnych jest to dodatkowy okres liczony od momentu zakończenia projektu (np. pięć lat). Dlatego też trzeba pamiętać, że w niektórych przypadkach okres archiwizowania dokumentów znacznie się wydłuży (np. jeśli realizacja projektu trwa cztery lata, będzie to wymagało od przedsiębiorcy archiwizacji dziewięcioletniej). Jest to bardzo ważny aspekt, o którym przedsiębiorcy często zapominają.

Dodatkowo należy pamiętać o oddzieleniu dokumentów dotyczących kosztów kwalifikowanych od pozostałej dokumentacji. Najlepiej prowadzić ewidencję dodatkową związaną z działaniami dotyczącymi dotacji, gdzie każda faktura zostanie odpowiednio zaewidencjonowana i opisana z wyszczególnieniem kwot kwalifikowanych.

Warto podkreślić, że pomimo wielu kwestii, które mogą stwarzać problemy, środki unijne bezdyskusyjnie są ogromną szansą dla polskich przedsiębiorców. Ważne jest jednak to, żeby przygotować się w odpowiedni sposób do takiego projektu.

Artykuł został opublikowany na portalu Bankier.pl w dniu 25-03-2014